Máy in bị offline nghĩa là Windows không liên lạc được với máy in, không phải máy in hỏng. Kiểm tra theo thứ tự: máy in đã bật và không báo lỗi, dây USB hoặc kết nối mạng còn chắc, rồi mở hàng đợi in và bỏ chọn "Use Printer Offline". Nếu vẫn offline, khởi động lại dịch vụ Print Spooler. Với máy in dùng qua mạng, lỗi hay gặp nhất là máy in bị đổi địa chỉ IP sau khi bộ phát wifi khởi động lại.
| Dấu hiệu | Nguyên nhân có thể | Việc làm trước | Khi nào cần kỹ thuật |
|---|---|---|---|
| Máy cắm USB, báo offline | Dây lỏng, cổng USB lỗi, máy in ngủ sâu | Cắm lại dây, đổi cổng USB | Đổi dây và cổng vẫn không nhận |
| Máy in mạng, sáng nay còn in được | Máy in đổi IP | In trang cấu hình mạng, so IP | Phải đặt IP tĩnh |
| Máy in wifi báo offline | Máy in mất wifi, đổi mật khẩu wifi | Kết nối lại wifi cho máy in | Không vào được wifi |
| Chỉ một máy tính thấy offline | Tuỳ chọn Use Printer Offline bật, driver lỗi | Bỏ chọn, xoá hàng đợi | Cài lại driver không hết |
| Mọi máy tính đều thấy offline | Máy in lỗi, mất mạng | Kiểm tra màn hình, đèn máy in | Máy in báo lỗi phần cứng |
Bước 1: Kiểm tra chính máy in
- Máy in phải đang bật, đèn nguồn sáng.
- Nhìn màn hình hoặc đèn báo. Máy đang báo kẹt giấy, hết giấy, mở nắp, hết mực thì Windows có thể hiện offline hoặc lỗi. Xử lý lỗi đó trước.
- Nếu máy đang ở chế độ ngủ (Sleep, Deep Sleep), bấm một nút bất kỳ để đánh thức. Một số máy ở chế độ ngủ sâu không phản hồi kịp và Windows đánh dấu offline.
- Tắt máy in, chờ 30 giây, bật lại.
Bước 2: Kiểm tra kết nối
Máy in cắm dây USB
- Rút dây USB cả hai đầu, cắm lại chắc.
- Cắm vào cổng USB khác trên máy tính, ưu tiên cổng ở mặt sau thân máy bàn. Tránh cắm qua bộ chia USB.
- Nếu có dây USB khác, thay thử. Dây quá dài hoặc dây kém chất lượng hay gây mất kết nối.
Máy in dùng qua mạng dây hoặc wifi
- In trang cấu hình mạng từ bảng điều khiển máy in. Tên mục tuỳ hãng, thường là Network Configuration, Network Report hoặc in bằng cách giữ nút Go/nút thông tin. Xem sổ tay máy.
- Trên trang in ra, xem máy in đã có địa chỉ IP chưa (ví dụ dạng 192.168.1.x).
- Trên máy tính, mở Command Prompt, gõ
pingvà địa chỉ IP đó. Có phản hồi là máy tính thấy máy in. - Nếu máy in không có IP hoặc IP dạng 169.254.x.x, máy in chưa vào được mạng. Kiểm tra dây mạng hoặc kết nối lại wifi cho máy in.
- Nếu IP trên trang in khác với IP Windows đang dùng, máy in đã bị đổi địa chỉ. Xem cách sửa ở bước 5.
Bước 3: Bỏ chọn Use Printer Offline
Windows có tuỳ chọn cho phép đặt máy in ở trạng thái offline bằng tay. Tuỳ chọn này đôi khi tự bật sau lỗi.
- Mở Settings.
- Windows 11: vào Bluetooth & devices, chọn Printers & scanners. Windows 10: vào Devices, chọn Printers & scanners.
- Bấm vào máy in, chọn Open print queue.
- Trên thanh menu cửa sổ hàng đợi, bấm Printer. Nếu thấy "Use Printer Offline" có dấu tick, bấm vào để bỏ tick.
- Cũng trong menu đó, xem "Pause Printing" có đang tick không. Có thì bỏ.
- Nếu có lệnh in cũ bị lỗi, bấm Printer, chọn Cancel All Documents.
Bước 4: Khởi động lại Print Spooler
Print Spooler là dịch vụ của Windows quản lý hàng đợi in. Khi dịch vụ này treo, máy in có thể hiện offline hoặc lệnh in đứng im.
- Bấm phím Windows + R, gõ
services.msc, Enter. - Tìm Print Spooler, bấm chuột phải, chọn Restart.
- Mở lại hàng đợi in và kiểm tra.
Bước 5: Máy in mạng bị đổi IP
Đây là nguyên nhân phổ biến ở văn phòng nhỏ. Bộ phát wifi cấp địa chỉ IP tự động. Sau khi mất điện hoặc khởi động lại, máy in có thể nhận địa chỉ khác, trong khi Windows vẫn gửi lệnh tới địa chỉ cũ.
Cách sửa tạm:
- Vào Printers & scanners, chọn máy in, mở Printer properties.
- Tab Ports, tìm cổng đang dùng (Standard TCP/IP Port), bấm Configure Port.
- Sửa địa chỉ IP thành địa chỉ mới trên trang cấu hình mạng.
Cách sửa lâu dài: đặt IP cố định cho máy in, hoặc giữ chỗ địa chỉ (DHCP reservation) cho máy in trong trang quản trị của bộ phát. Việc này nên nhờ người quản trị mạng hoặc kỹ thuật làm, vì đặt trùng IP sẽ gây lỗi cho máy khác.
Cách khác là xoá máy in khỏi Windows rồi thêm lại. Windows sẽ tìm máy in theo địa chỉ hiện tại. Nhưng nếu không đặt IP cố định, lần sau đổi IP sẽ lại offline.
Bước 6: Cài lại driver
Nếu đã làm các bước trên mà vẫn offline, gỡ máy in và cài lại driver:
- Vào Printers & scanners, chọn máy in, bấm Remove.
- Tải driver đúng mã máy và đúng bản Windows từ trang hỗ trợ của hãng (Canon, HP, Brother, Epson).
- Cài driver, chọn đúng kiểu kết nối USB hoặc mạng.
- In trang thử.
Windows có công cụ sửa lỗi máy in (Troubleshoot). Trên Windows 11, tuỳ bản cập nhật, công cụ nằm ở Settings, System, Troubleshoot, Other troubleshooters, Printer, hoặc mở qua ứng dụng Get Help. Có thể chạy thử, công cụ này đôi khi tự khởi động lại Spooler và xoá lệnh in lỗi.
Khi nào cần kỹ thuật
- Máy in không nhận IP dù đã kết nối lại mạng.
- Máy in báo lỗi phần cứng trên màn hình.
- Nhiều máy tính trong văn phòng cùng báo offline dù máy in bình thường và cùng mạng.
- Máy in USB đã đổi dây, đổi cổng, cài lại driver vẫn không nhận.
Câu hỏi thường gặp
Máy in bị offline là sao?
Là Windows không liên lạc được với máy in vào lúc đó. Máy in có thể đang tắt, đang ngủ, mất kết nối dây hoặc mạng, hoặc Windows đang đặt tuỳ chọn Use Printer Offline.
Máy in bị offline trong win 11 thì bỏ ở đâu?
Vào Settings, Bluetooth & devices, Printers & scanners, chọn máy in, bấm Open print queue. Trong menu Printer của cửa sổ hàng đợi, bỏ tick Use Printer Offline.
Máy in bị offline trong win 10 thì làm sao?
Vào Settings, Devices, Printers & scanners, chọn máy in, Open queue, rồi bỏ tick Use Printer Offline trong menu Printer. Nếu vẫn offline, khởi động lại Print Spooler trong services.msc và kiểm tra dây hoặc mạng.
Máy in bị nhảy ip thì sửa thế nào?
In trang cấu hình mạng để biết IP mới, sửa lại cổng trong Printer properties, tab Ports. Để không bị lại, đặt IP cố định hoặc giữ chỗ địa chỉ cho máy in trong bộ phát wifi.
Máy in brother offline có khác máy khác không?
Cách xử lý giống nhau. Riêng máy Brother dùng qua mạng, trang tải về của Brother có công cụ Network Connection Repair Tool cho nhiều mã máy, giúp máy tính tìm lại máy in khi bị đổi IP. Không có công cụ này thì cài lại Full Driver.