Máy in không in được: kiểm tra theo thứ tự từ máy in, dây, hàng đợi tới driver

Máy in không in được thì kiểm tra theo thứ tự: máy in có đang báo lỗi như kẹt giấy, hết giấy, hết mực không; lệnh in có vào hàng đợi không; máy in được chọn có đúng máy và là máy mặc định không; máy có đang ở trạng thái Offline hoặc Paused không. Nếu lệnh in đứng im trong hàng đợi, xoá hết lệnh và khởi động lại dịch vụ Print Spooler. Cài lại driver là bước cuối cùng, khi các bước trên không giải quyết được.

Bước 1: Nhìn máy in trước

1. Máy in phải bật, đèn nguồn sáng xanh.
2. Có đèn cam, đèn đỏ, đèn nháy hoặc thông báo trên màn hình thì máy in đang báo lỗi. Windows vẫn gửi lệnh nhưng máy không in cho tới khi hết lỗi.
3. Các lỗi hay gặp: kẹt giấy, hết giấy ở khay đang dùng, nắp chưa đóng chặt, hết mực hoặc hộp mực không nhận.
4. Tắt máy in, chờ khoảng 30 giây, bật lại. Nhiều lỗi tạm thời hết sau lần khởi động lại.

Kẹt giấy thì xem máy in bị kẹt giấy phải làm sao để lấy giấy ra không rách. Ý nghĩa đèn nháy khác nhau theo hãng và mã máy, tra sổ tay của máy.

Bước 2: In đúng máy chưa

Máy tính văn phòng thường có nhiều máy in: máy thật, Microsoft Print to PDF, OneNote, Fax, máy in cũ đã bỏ.

1. Khi bấm in, xem hộp chọn máy in trong hộp thoại in. Chọn đúng tên máy.
2. Mở Settings, vào Printers & scanners. Windows 11 nằm trong Bluetooth & devices, Windows 10 nằm trong Devices.
3. Tắt "Let Windows manage my default printer". Khi bật tuỳ chọn này, Windows tự đặt máy mặc định là máy vừa dùng gần nhất.
4. Chọn máy in thật, bấm Set as default.

Nếu có hai dòng cùng tên máy in, ví dụ có thêm "(Copy 1)", Windows đã tạo hai bản do cài hai lần hoặc đổi cổng. In thử trên từng bản, bản nào in được thì giữ, xoá bản kia.

Bước 3: Mở hàng đợi in

1. Trong Printers & scanners, chọn máy in, bấm Open print queue.
2. Xem lệnh in vừa gửi có trong danh sách không.

Ba trường hợp:

• Hàng đợi trống: lệnh chưa tới máy in này. Quay lại bước 2.
• Lệnh có, trạng thái Printing nhưng máy không chạy: máy in không nhận dữ liệu, thường do kết nối. Xem bước 4.
• Lệnh có, trạng thái Error hoặc đứng im, phía sau có nhiều lệnh xếp hàng: lệnh đầu hàng bị lỗi, chặn cả hàng. Xem bước 5.

Bước 4: Offline, Paused và kết nối

• Trạng thái Offline: Windows không liên lạc được với máy in. Kiểm tra dây USB, mạng, và bỏ tick Use Printer Offline trong menu Printer của cửa sổ hàng đợi. Chi tiết ở máy in bị offline.
• Trạng thái Paused: trong menu Printer của cửa sổ hàng đợi, bỏ tick Pause Printing. Lý do máy tự dừng xem ở bài máy in bị Paused.
• Máy in USB: rút dây cắm lại, đổi cổng USB trên máy tính, tránh bộ chia USB.
• Máy in mạng: in trang cấu hình mạng từ máy in, so địa chỉ IP với địa chỉ Windows đang dùng.

Bước 5: Xoá lệnh in treo và khởi động lại Print Spooler

1. Trong cửa sổ hàng đợi, bấm Printer, chọn Cancel All Documents.
2. Nếu lệnh không mất, bấm phím Windows + R, gõ services.msc, Enter.
3. Tìm Print Spooler, bấm chuột phải, chọn Stop.
4. Mở File Explorer, đi tới thư mục C:\Windows\System32\spool\PRINTERS, xoá hết tệp bên trong. Không xoá chính thư mục.
5. Quay lại services.msc, bấm chuột phải Print Spooler, chọn Start.
6. In thử lại.

Cách làm chi tiết và các trường hợp lệnh không xoá được có ở bài máy in bị treo lệnh in.

Bước 6: Thử in từ phần mềm khác

Mở Notepad, gõ vài chữ, in. In được từ Notepad mà không in được từ Word, Excel, PDF thì lỗi nằm ở tệp hoặc phần mềm:

• Tệp PDF có bảo vệ không cho in.
• Vùng in trong Excel đặt sai.
• Khổ giấy trong tài liệu khác khổ giấy trong khay, máy in chờ nạp khổ khác.

Bước 7: Máy kéo giấy mà ra giấy trắng

Máy nhận lệnh, kéo giấy nhưng giấy ra trắng tinh là lỗi mực, không phải lỗi kết nối.

• Máy laser: hộp mực mới chưa bóc băng niêm, hộp mực hết, hộp lắp chưa khớp.
• Máy in phun: hết mực, đầu phun khô tắc sau thời gian dài không dùng. Chạy chức năng làm sạch đầu phun trong phần mềm máy in.

Bản in mờ dần thì xem bài máy in bị in mờ.

Bước 8: Cài lại driver

Chỉ làm khi các bước trên không giải quyết được, hoặc Windows báo Driver is unavailable.

1. Vào Printers & scanners, chọn máy in, bấm Remove.
2. Tải driver đúng mã máy và đúng bản Windows từ trang hỗ trợ của hãng.
3. Máy in USB: rút dây trước khi chạy bộ cài, cắm khi được yêu cầu.
4. Cài xong, in trang thử.

Khi nào cần thợ

• Máy in báo lỗi phần cứng, mã lỗi dịch vụ trên màn hình, hoặc đèn báo lỗi không tắt sau khi đã xử lý giấy và mực.
• Máy kêu lạch cạch, có mùi khét, không kéo giấy dù khay đầy.
• Đã đổi dây, đổi cổng, cài lại driver mà Windows vẫn không nhận máy in.
• Mọi máy tính trong văn phòng đều không in được dù máy in không báo lỗi và mạng bình thường.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao máy in nhận lệnh nhưng không in?

Lệnh vào hàng đợi mà máy không chạy thường do máy in đang báo lỗi, đang Offline hoặc Paused, hoặc một lệnh lỗi chặn đầu hàng. Xoá hết lệnh, khởi động lại Print Spooler và tắt bật máy in.

Máy in không in được trên Windows 11 thì làm gì?

Làm theo thứ tự trong bài. Riêng Windows 11, tắt "Let Windows manage my default printer" để Windows không tự đổi máy in mặc định, và kiểm tra có bản cập nhật Windows mới làm hỏng driver không.

Máy in bị lỗi không in được sau khi cập nhật Windows?

Gỡ máy in và cài lại bằng driver mới nhất trên trang hãng. Nếu vẫn lỗi, kiểm tra trang tình trạng phát hành Windows của Microsoft xem bản cập nhật đó có lỗi in đã biết không.

Chỉ một máy tính không in được, máy khác in bình thường?

Lỗi nằm ở máy tính đó: driver, máy in mặc định, hàng đợi hoặc kết nối riêng của máy. Máy in không hỏng. Làm từ bước 2 tới bước 8 trên máy tính đó.

Máy in không in được file PDF?

In thử từ Notepad để chắc máy in chạy. Nếu Notepad in được, mở PDF bằng phần mềm đọc khác, hoặc chọn in dưới dạng hình ảnh (Print as image) trong hộp thoại in của phần mềm đọc PDF.